Supply-Chain-Technologie: Debunking Digital

Von Lars Fischer • 29 März 2018

Während die meisten Reedereien sagen würden, dass sie die digitale Welt angenommen haben, gibt es unterschiedliche Grade der Digitalisierung. Einige Unternehmen betreiben umfassende Systeme, die bis in jede Ecke ihres Geschäfts reichen. Andere verwenden möglicherweise Programme wie Microsoft Word, um Dokumente oder Excel für ihre Finanzen zu erstellen. Beide Unternehmen sind digitalisiert, aber nicht in gleichem Maße. Eine gute Analogie wäre, ein veraltetes Mobiltelefon zu vergleichen, das nur Anrufe tätigen und SMS mit dem neuesten all-fähigen Smartphone versenden kann.

Aber mehr als das, ein Smartphone hat die Fähigkeit, ein Foto zu machen und es als eine Nachricht oder durch soziale Medien zu teilen; und um Kontaktdaten aus einer eingehenden E-Mail zu erfassen und zu speichern. Das veraltete Mobilteil ist digital, aber das Smartphone ist digital integriert - und das ist wichtig.

Als Menschen sind wir zu digitalen Wesen geworden; erwartet, dass wir unser tägliches Leben in einer digitalisierten und digital integrierten Welt steuern. Doch nicht alle Reedereien haben mit der Zeit Schritt gehalten. Viele könnten umfassend digitalisiert werden, aber im Jahr 2018 ist die Digitalisierung ohne Integration wie die Investition in den neuesten Smart-TV, aber ohne WLAN zu Hause.

In der realen Praxis

Alle Unternehmen werden über ein Buchhaltungspaket verfügen, und die meisten werden Systeme zur Verwaltung verschiedener kommerzieller und betrieblicher Anforderungen betreiben. Es ist jedoch weniger üblich, dass diese Systeme miteinander kommunizieren.

In einer voll integrierten Reederei erfasst das Tarifsystem alle komplexen Informationen zu einzelnen Kunden, Häfen, Terminals und Ladungen, die eine äußerst komplizierte Matrix aus individuellen Preisen, Beschränkungen, Rabatten und Anreizen darstellen können. Wenn ein Kunde ein Angebot anfordert, sucht das Angebotssystem automatisch den relevanten Tarif, um ein maßgeschneidertes und genaues Angebot zu erstellen und den Ertrag anzuzeigen. Wenn das Angebot zu einem Verkauf wird, erstellt das System wiederum automatisch die erforderlichen Dokumente, Frachtbriefe, Manifeste und mehr. Und sobald das Schiff gesegelt ist, wird automatisch eine Rechnung erstellt und diese Information wird auf die Konten gebucht.

Wenn während dieses Prozesses Änderungen vorgenommen werden müssen, erstellt ein vollständig integriertes System automatisch manifeste Korrektoren, überarbeitete Rechnungen und andere Aktualisierungen. Mit anderen Worten, Informationen fließen nahtlos von einer Aktivität zu einer anderen, ohne dass Daten neu eingegeben werden müssen. Retyping führt zu Fehlern, Fehler führen zu Verzögerungen und Verzögerungen unterbrechen den Cashflow und kosten Geld.

Genau wie Apps auf einem Smartphone erledigt das vollständig integrierte System die ganze harte Arbeit, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Das Ergebnis ist mehr Transparenz, Kontrolle und - was noch wichtiger ist - eine Verringerung von Doppelarbeit und Fehlern in allen administrativen Prozessen.

In diesem Zusammenhang wird selbst eine kleine Seetransportgesellschaft Einnahmen von mehr als 100 Millionen Dollar pro Jahr erzielen. Wenn also 10 Prozent aller ausgehenden Seefrachtrechnungen aufgrund eines Mangels an Integration und der Notwendigkeit, Daten erneut zu schreiben, falsch sind, werden $ 10 Millionen strittig sein. Umstrittene Rechnungen werden oft von den Buchhaltungsabteilungen zurückgestellt, was zu einer großen und schwer zu handhabenden Lücke im Cashflow führt.

Herausfordernde Änderungen

Wie kommt es dazu? Oft geschieht dies durch einen natürlichen Evolutionsprozess. Viele Reedereien wollen unabhängig sein, sie beginnen mit dem Erstellen eigener Softwareanwendungen, die sich mit einem bestimmten Prozess befassen, etwa mit Angeboten oder Tarifmanagement. Wenn das Unternehmen wächst, finden sie es schwierig, ihre Systeme zu warten und zu aktualisieren und entscheiden sich daher, andere Anwendungen zu kaufen, um mit anderen Prozessen umzugehen. Eine Mischung aus maßgeschneiderten und Standardanwendungen führt meist zu keiner oder nur geringer Integration zwischen ihnen. Und das bedeutet, dass eine große Menge an Daten neu eingegeben wird.

Wenn sie herausgefordert werden, verteidigen sich die IT-Abteilungen oft mit dem üblichen Ruf, dass sie nicht genügend Ressourcen zur Verfügung haben und darum kämpfen, die Systeme bereits online zu halten - mit anderen Worten, wie es ist oder es zu knacken. Eine andere, vielleicht vernünftigere Erklärung ist, dass unsere IT-Kollegen zunehmend mit einer Reihe von externen Berichterstattungsvorschriften konfrontiert werden, die eingehalten werden müssen, wenn ein Carrier bestehen bleiben soll. Daher steht die interne Integration nicht überraschend an zweiter Stelle.

Die Verpflichtung der Beförderer, sich an externe Gegenparteien zu wenden, wird zunehmend beschwerlich. Betreiber müssen sich an Häfen, Terminals, Zoll, Depots, Kunden und andere Außenstationen melden.

Wenn das nicht herausfordernd genug wäre, können die Standards zum Austausch dieser Informationen schwerfällig sein. Fast alle Ports erfordern EDI-Nachrichten (EDI = Electronic Data Interchange), die ungefähr die gleichen Informationen enthalten, aber oft haben die Kommunikationspartner unterschiedliche Interpretationen der Strukturierung der Nachrichten - selbst manchmal innerhalb desselben Ports. Dies bedeutet, dass die internen Systeme eines Betreibers Dutzende oder sogar Hunderte verschiedener Nachrichtenformate enthalten müssen, um den regionalen und lokalen Anforderungen zu entsprechen.

Die Treiber für die externe Integration sind deutlich stärker als diejenigen für die interne Integration. Einige Unternehmen denken, dass sie ohne interne Integration leben können; aber die Frage ist, für wie lange? Wenn die interne Integration eines Unternehmens begrenzt ist, wird es schließlich falsche Daten extern senden, und das ist kein guter Ort, um zu sein.

Moderne Informationstechnologiesysteme und Softwareanwendungen können, wenn sie intelligent eingesetzt werden, enorme Vorteile bringen. Es muss jedoch darauf geachtet werden, dass auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittene Anwendungen ausgewählt werden. Moderne Versandsoftware ist modular aufgebaut, dh Betreiber können nur die Anwendungen auswählen, die sie benötigen, um bestimmte Prozesse in ihrem Unternehmen zu automatisieren. Jedes Modul lässt sich nahtlos in andere integrieren, um den Informationsfluss im Unternehmen zu erleichtern. Daten müssen nur einmal eingegeben werden, wodurch Doppelarbeit, Fehler und Verwirrung vermieden werden. Die Daten werden dann unternehmensweit und mit relevanten Geschäftspartnern geteilt. Dies verringert den Verwaltungsaufwand erheblich und führt zu Effizienzsteigerungen im gesamten Unternehmen.

Der Hauptgrund, warum nicht alle Reedereien diese Lösungen ausnutzen, liegt in der unbegründeten Annahme, dass der Wechsel zu einem neuen System zeitaufwendig sein, das Geschäft unterbrechen oder ein Risiko darstellen würde.

Moderne IT verwalten

Vor zwanzig oder mehr Jahren war die Digitalisierung das Privileg der sehr großen Reederei mit tiefen Taschen. Heute ist es ein ziemlich einfacher Prozess, spezialisierte oder standardisierte Lösungen zu kaufen, die für die Individualität jedes Unternehmens geeignet sind. Diese Pakete sind die Möglichkeit, digitalisierte Unternehmen zu digital integrierten Unternehmen zu machen.

Das Schöne an diesen Anwendungen ist, dass sie die vollständige Integration zwischen den einzelnen Kernprozessen ermöglichen - die Verbindung von Systemen über eine einzige übergreifende, vollständig verbundene und nahtlos vernetzte Einheit. So fließen Daten nahtlos von Tarifen zu Angeboten, zu Verkäufen zu Buchungen, Rechnungen zu Buchhaltung und schließlich zu Managementüberprüfungen.

Neben den offensichtlichen Vorteilen weniger Dateneingaben, weniger Fehlern und der Möglichkeit, einen besseren Kundenservice zu bieten, sind diese Paketlösungen zu einem Bruchteil des Preises eines maßgeschneiderten Systems verfügbar. Im Wesentlichen haben sie das IT-Spielfeld auf das gesamte Spektrum von Reedereien ausgeweitet.

Viele Reedereien haben diese Lösungen noch nicht und zu ihren Ungunsten verlieren sie gegenüber denen, die dies tun. Durch die Einführung einer Softwarelösung speziell für die Schifffahrtsindustrie können intern integrierte Unternehmen die externe Integration mit jedem Partner und jeder Außenstation sicherstellen. Eine umfassende Digitalisierung und effektive Integration ist im Jahr 2018 für viele, nicht für wenige möglich.

Softship, ein Anbieter von Softwarelösungen für die internationale Linienschifffahrtsbranche und den Bereich der Hafenbehörden, bietet seine LIMA-Softwaresuite und zugehörige Anwendungen an, um den Bedürfnissen von Linienschifffahrtsunternehmen gerecht zu werden. "ALFA", seine Software-Suite für Linienagenten; und "SAPAS", ein Cloud-basiertes Softwarepaket für Portagenten.

Softship-Produkte dienen mehr als 120 Unternehmen weltweit und wurden entwickelt, um Aufgaben zu rationalisieren, um die gesamte Liste der Prozesse, die den Versand umfassen, effizienter zu gestalten. Softship bietet darüber hinaus eine Reihe von Business-Management-Tools, die es Führungskräften ermöglichen, ihre kommerziellen und operativen Aktivitäten umfassend zu analysieren. Die Software wird in einem modularen Format angeboten, das Kunden die Flexibilität bietet, die benötigten Lösungen zu kaufen oder zu leasen. Die Software kann an spezifische Markt- oder Unternehmensanforderungen angepasst werden und wird als lokal installierte Anwendung oder über eine gehostete oder cloudbasierte Lösung geliefert. www.softship.com

Der Autor

Lars Fischer ist Geschäftsführer der Softship Asia Pacific Zentrale. Lars begann 1994 als Softwareingenieur für Softship zu arbeiten. Er wurde 1996 Unternehmensberater und Projektmanager und leitet seit 1998 Softship Data Processing, Singapur. Er ist verantwortlich für das 25-köpfige kaufmännische und technische Personal von Singapur und für die Gruppe Vertriebs- und Marketingstrategie weltweit.

(Wie in der Januar / Februar 2018 Ausgabe von Maritime Logistics Professional veröffentlicht )