SEDNAs leistungsfähiges Teamwork- und Transaktionswerkzeug

Bill Dobie, Gründer und CEO von SEDNA

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Im Versand gewinnt immer das Team mit der besten Dokumentation. Für viele Stakeholder bedeutet dies heute zunehmend, die E-Mail-Softwareplattform von SEDNA für unzählige Projekte einzusetzen.

Bill Dobie ist Gründer und CEO von SEDNA mit über 20 Jahren Erfahrung darin, Technologie und Menschen zusammenzubringen und gleichzeitig Möglichkeiten für Innovation und Wachstum zu schaffen. Sein neuestes Produkt, das speziell für die Schifffahrtsbranche entwickelt wurde, ist eine cloudbasierte Kommunikations- und Transaktionsmanagement-Plattform, die speziell für den Schifffahrtssektor entwickelt wurde, um die Betriebskosten zu senken und die Effizienz der Teams zu verbessern.

Das ist wichtig, weil SEDNA unter anderem die Verantwortung der Organisation für transaktionsbasierte Projekte mitbringt. Vor und während und bei jedem Projekt können die Verbesserungen, die SEDNA für die Effizienz jedes Teams bringt, der Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg sein. Danach kann die bemerkenswerte Speicherung und Organisation aller projektbezogenen Daten genauso wichtig sein. Das liegt daran, dass im Versand die Partei zu einer Streitigkeit oder Vertragsdiskussion im Recht sein kann, aber nur die Seite mit der besten Dokumentation gewinnt.

Bezeichnenderweise haben IBM und Maersk kürzlich die Tatsache zitiert, dass die "Kosten der erforderlichen Handelsdokumente zur Verarbeitung und Verwaltung vieler dieser Güter schätzungsweise ein Fünftel der tatsächlichen physischen Transportkosten erreichen". Angesichts des Kontextes - dass mehr als 4 Billionen US-Dollar Waren werden jedes Jahr versandt, und mehr als 80 Prozent der Waren, die die Verbraucher täglich verbrauchen, werden von der Seeschifffahrt transportiert - das Einsparpotential ist fast unvorstellbar.

Für den auffälligsten Fall für eine Alternative zur derzeitigen Abhängigkeit von E-Mail muss man nur eine Gartentransaktion betrachten, die bis zu 1.000 E-Mails erzeugt. In der Tat, für die hochwertigen, einkommensgenerierenden menschlichen Vermögenswerte dieser Organisationen - wie Händler, Broker, Schiffsagenten und Reeder - tauscht man jeden Tag Millionen von internen und externen E-Mails aus, wobei antiquierte Softwaresysteme nicht mehr zweckdienlich sind. Und hier kommt SEDNA ins Spiel.

• Grundlagen

Bill Dobie ist ein Unternehmer mit einer langen Geschichte in der Schifffahrt. Im Jahr 2000 war er Mitbegründer von Navarik, einem Pionier in der Bereitstellung von Software als Dienstleistung für große Industrieunternehmen. Im Jahr 2010 gründete er Stage 3 Systems, das große Software-Services für Reeder, Charterer und Agenten auf der ganzen Welt anbietet. Diese Art von Innovation brachte schließlich auch SEDNA hervor, die heute als völlig unabhängiges Unternehmen geführt wird.
SEDNA, sagt Dobie, wurde wirklich von den Bedürfnissen seiner bestehenden Stage 3-Kunden geboren. Er erklärt: "Überall, wo wir hinkamen, sahen wir weiterhin unsere Systeme im Einsatz oder andere Softwaresysteme, aber wir sahen auch den größten Teil des Handels per E-Mail." Wie sich herausstellt, ist der Versand ein Geschäft, das Diskussionen erfordert Zusammenarbeit und E-Mail ist einer der wichtigsten Wege, auf denen die Industrie diesen Prozess durchführt. Aber Dobie sah, dass der Prozess nicht perfekt war. "Wir haben immer wieder gesehen, dass alle nach neuen Initiativen Ausschau gehalten haben, aber niemand hat die E-Mail selbst als Ausgangspunkt betrachtet, um besser arbeiten zu können."
SEDNA kann als transaktionale E-Mail-Softwareplattform bezeichnet werden. In Wirklichkeit ist es viel mehr. "Wir helfen Menschen, Schiffe zu bauen. Wir helfen ihnen, die Leistung der Schiffe zu überwachen; bevor und wie sie gebaut werden ", sagt Dobie. Im Schiffbau sagt er, dass Wechselaufträge Geld kosten. Er fügt hinzu: "Was wir mit einem unserer Kunden gesehen haben - Seaspan - während eines Projekts gab es ungefähr 30.000 E-Mails, die hin und her gingen, nur um diese Art von Dingen herauszufinden und weiter zu verfolgen. Und während wir weiterhin Software für Reedereien entwickeln und bereitstellen, stellten wir fest, dass alle "guten Sachen" tatsächlich in einer E-Mail enthalten waren. "

• SEDNA in Aktion

Getrennt sagte eine andere Firma - eine Versandfirma an der Westküste - SEDNA: "Wir haben Outlook, und wir dürfen die E-Mail nach sechs Monaten nicht archivieren." Jeder, der seinen lokalen Server mit zu viel überlastet hat Outlook-Mail kann mitfühlen. Dobie und das SEDNA-Team machten sich daran, etwas besseres zu produzieren. Anstatt ein Add-on für Outlook oder andere Programme zu erstellen, hat das Team einen besseren Hosting-Client entwickelt.
SEDNA ist eine Messaging-Plattform, und es ist für gemeinsame E-Mail, sehr viel für das Versandgeschäft gebaut. Der Versand verwendet geteilte E-Mails und dies beinhaltet häufig eine Verteilerliste. Im Kern ersetzt SEDNA diesen Aspekt von Outlook. Dobie erklärt weiter: "Dort kommt deine geteilte E-Mail herein, und dann komme ich herein, ich sehe eine Nachricht, ich kann sehen, dass du sie liest, ich kann sehen, dass jemand anderes sie gelesen hat, ich habe es gelesen, ich Ich kann Sie bitten, etwas dafür zu tun, und ich kann mitmachen. "

Das SEDNA-Produkt basiert auf der Cloud und basiert auf Amazon. Es ist sicher und hochverfügbar. Für Versandunternehmen, die sich täglich mit Transaktionsangelegenheiten befassen - Schiffbau, Charterverträge und ähnliche Maßnahmen - wird SEDNA zu einer logischen Wahl für gemeinsame, teambasierte E-Mails. Für private E-Mails funktioniert ein Standard-E-Mail-Programm gut für das, was es beabsichtigt ist, nämlich private E-Mails, die Personalangelegenheiten, persönliche Kommunikation usw. betreffen. Aber für eine Team-E-Mail, an der die Gruppe arbeiten muss etwas zusammen, das ist vor allem wie Schifffahrt funktioniert, könnte SEDNA das Allheilmittel sein.

SEDNA erlaubt einem anderen System, es über eine Schnittstelle in Echtzeit zu programmieren. Auf diese Weise können E-Mails, die sich auf verschiedene Transaktionen beziehen, automatisch markiert werden, wodurch die Zeit, die ein Benutzer damit verbracht hat, zu organisieren oder nach der E-Mail zu suchen, die er zu bearbeiten hat, entfällt. Dobie weist auf eine reale Lebenssituation hin, um es besser zu erklären. "Wir haben einen großen Schiffsagenten in Australien - sie haben ungefähr 60 Agenten - all diese Agenten schleppten täglich E-Mails in Ordner, täglich zwei Stunden. SEDNA hat all das beseitigt, indem sie die E-Mails automatisch archiviert und den Agenten präsentiert hat. "

Die neue v02-Version von SEDNA bietet eine deutlich verbesserte Funktionalität. Mit einer benutzerfreundlicheren Oberfläche und einer noch besseren Datenbank ist die Plattform viel intuitiver, wenn es darum geht, den Leuten mitzuteilen, welche Nachrichten wichtig sind. Zu den neuen Funktionen gehört auch, dass private Gespräche zwischen den Teammitgliedern während des Aufenthalts in der SEDNA möglich sind.

Wenn Zeit Geld ist, dann kann für einen Versender das Demurrage echte Währung sein. Tatsächlich haben mittelgroße Handelshäuser Demurrage-Abteilungen oft als Profitcenter eingerichtet. Da sie jede Sekunde jeder Reise akribisch dokumentieren, können ihre Transaktionspartner kritische "Zeitbalken" verpassen, weil sie entweder nicht von diesen Daten wussten oder wahrscheinlicher nicht rechtzeitig dorthin gelangen konnten, weil sie entweder falsch abgelegt oder gelöscht wurden . Aber nicht, wenn dieser Handelspartner SEDNA verwendet.

• Seaspan: Verkauft auf SEDNA

Seaspan ist ein unabhängiger Eigentümer, Betreiber und Manager von Containerschiffen. Kurz gesagt, Seaspan bietet vielen der weltweit führenden Reedereien Alternativen zum Schiffseigentum, indem langfristige Leasingverträge für große, moderne Containerschiffe in Kombination mit branchenführenden Schiffsmanagementdiensten angeboten werden. Seaspan ist ein globaler Betrieb und beschäftigt mehr als 4000 Menschen an Land und auf See. Vor drei Jahren haben sie sich an SEDNA gewandt, um bestimmte Aspekte ihres Transaktionsgeschäfts besser zu organisieren. Seitdem haben sie nicht zurückgeschaut.

Laut Ian Robinson, Director, Projects and Technology bei Seaspan Ship Management Ltd., wurde die Software ursprünglich nicht in einem einzigen System bereitgestellt. "Wir hatten Teams auf der ganzen Welt, also war es ein Fall von Team zu Team. Und wir haben es für Unterteams entwickelt, also hat es mit einem definitiven zentralen Plan begonnen, und im Laufe der Zeit haben wir mehr Nutzungsmöglichkeiten und Funktionalität dafür gefunden. Es ist jetzt ziemlich reif in unserer Organisation, aber es hat ungefähr zwei Jahre gedauert, um es mit den Teams so einzurichten, wie wir es wollten. "

Für Robinson und Seaspan ergänzt SEDNA seine bestehende E-Mail-Plattform. "Ich werde das qualifizieren", erklärt er und fügt schnell hinzu: "Für mich ist es eine Ergänzung. Ich habe Outlook, um mit dem Management in der Firma und persönlicheren Eins-zu-eins-Sachen umzugehen. Aufgaben, die Dinge wie HR betreffen, nähern wir uns immer noch in der altmodischen Outlook-Art. Aber wenn Sie über Teams, Gruppen oder projektbasierte Aufgaben sprechen, dann ist es definitiv SEDNA. "

Auch wenn Seespan-Teams, so Robinson, mit dem gleichen Schiff oder der Konstruktion des Schiffes zu tun haben, ist eines der Dinge, mit denen SEDNA sehr gut klar kommt, Garantieansprüche - wo Sie beispielsweise eine Reihe von Problemen lösen könnten ein Vertrag. "Mit Outlook erhalten Sie Leute, die an Leute senden, von denen sie denken, dass sie involviert sind oder nicht involviert sind, also ziemlich schnell, die Informationen sind da draußen, aber sie werden fragmentiert. Wenn Sie mit einem einzelnen Projekt arbeiten, ist es ideal, wenn das gesamte Team den Status kennt. Wir haben es nicht mit Dollarzeichen zu tun; Normalerweise haben wir es mit realen Problemen auf echten Schiffen zu tun. SEDNA ermöglicht es Ihnen, zu wissen, was wichtig ist - Zeit und Aktion -, anstatt einen Berg von E-Mails eins nach dem anderen durchforsten zu müssen. "Gleichzeitig müssen leitende Mitarbeiter oft nicht am Tagesablauf beteiligt sein -tägliche Minutien; Sie können diese Informationen sammeln und dann finden, was sie brauchen, wann sie es wollen.

Für den Schiffsbau von Robinsons Routine hat SEDNA ein Maß an Organisation und Dokumentation eingeführt, das von unschätzbarem Wert ist. "Manchmal werden wir Teams für mehr als ein Jahr in eine Werft einbetten. Es könnte eine Reihe von Schiffen sein; Schwesterschiffe. Und oft wird das Problem, das wir in einem Schiff haben, wahrscheinlich die anderen neun beeinflussen ", erklärt er und fügt hinzu:" Es geht darum, gemeinsame Informationen zu haben, und Sie erkennen, dass Sie das Rad nicht neu erfinden müssen, um das nächste Schiff zu starten könnte sein, dass der Kiel einen Monat von einem anderen entfernt lag. Wenn Sie eine Gruppen-E-Mail-Adresse haben, sind die Informationen für ein Schiff auch für alle zehn verfügbar. "

Benchmarking, was SEDNA seiner Abteilung Überstunden gespeichert hat, ist schwierig, sagt Robinson. Als Beispiel weist Robinson auf spezifische transaktionale Vorteile hin, die SEDNA mit sich bringen kann. "SEDNA erinnert sich an das Problem, das wir mit der Hauptmaschine auf dem ersten Schiff in einer Serie hatten, also wenn das fünfte Schiff kommt, haben wir dieses Wissen, um es zu verhindern oder den Schmerz zu lindern, selbst wenn es Personalumsätze von über fünf gibt Jahresperiode (Ihre und die der Werft). Alle Notizen sind gespeichert und an einem Ort. Die Wissensbasis ist da; Sie können zurückblicken und finden, warum Sie diese Entscheidung getroffen haben. Die Werft möchte Ihnen möglicherweise zusätzliche Kosten in die Schuhe schieben, wo es früher Standardkosten und -verfahren gab. Oder vielleicht hatten Sie bereits zu Beginn des Projekts dafür bezahlt. Das ist eine direkte Auswirkung der Software. "

Sicherheit ist auch für Seaspan wichtig. Wie jede große Firma hat Seaspan Vertragspartner und Vollzeitmitarbeiter an jedem Projekt beteiligt. Bei standardmäßigen E-Mail-basierten Operationen ist das Potenzial für das Auslaufen sensibler Informationen sehr real. SEDNA hingegen ist sicher in der Hand, nur Zugang zu von Seaspan autorisiertem Personal. Auftragnehmer haben Zugang zu Informationen, können aber nicht damit fortfahren, sie an anderer Stelle verschicken oder löschen.

SEDNAs unbegrenzte Datenkapazität und Archivierungsfähigkeiten sind ebenfalls nützlich. "Auf einer hohen Ebene geht es um einzelne Projekte und dann, wenn man nach unten geht, können Sie das, was Sie brauchen, an einem Ort finden. Die Suchfunktionen sind sehr gut und die Tagging-Funktion ist sehr nützlich. Und der sichere Speicher kann große Mengen verarbeiten. Sie müssen nicht löschen ", sagt Robinson.

Am Ende beschreibt Robinson ein Komfortlevel mit dem Produkt und ein Bewusstsein für SEDNA. "Ich bin daran gewöhnt, statt offen begeistert zu sein. Es nimmt ein Element der Hektik. In einem früheren Leben habe ich andere Projekte mit anderen E-Mail-Programmen ausgeführt, und in diesen Fällen mussten Sie ein gewisses Maß an Disziplin einführen, um die Informationen zu speichern. Wenn ein Projekt schief geht oder es einen Konflikt gibt, wenn Sie diese E-Mail oder Dokumentation nicht finden können, sind Sie in Schwierigkeiten. Also, SEDNA führt ein Sicherheitsnetz ein, über das wir uns keine Sorgen mehr machen müssen. "Und das übersetzt in das alte Sprichwort:" Wer die bessere Dokumentation hat, gewinnt immer - es bedeutet nicht, dass du recht hast - es bedeutet nur, dass du es getan hast deine Enten in der Reihe.

Auf der Basisebene weist Robinson auf SEDNAs wertvollsten Aspekt hin: "Es ist in erster Linie; Projektorientiert. Es muss zuerst eine Gruppe von Leuten geben, die diese Korrespondenz teilen wollen. Ich habe umherziehende Superintendenten, die an Bord der Schiffe Schulungen und technische Fehlersuche durchführen. Sie sind ein engmaschiges Team, aber sie müssen reisen und durch die SEDNA-Plattform, sie können sehen, wer von einem Schiff kommt, wer beitritt, usw. Also gibt es auch Vorteile bei der Planung. "Vom transaktionalen Aspekt eines jeden Geschäfts, er sagt: "Sie könnten drei verschiedene Gruppierungen von Garantieansprüchen haben. Und Garantieansprüche können über ein Jahr hinausgehen. "

• Verwalten Sie die heutigen Transaktionen mit den Tools von morgen

Die Daten zeigen deutlich, dass die Verwendung neuer SAAS-Tools - wie SEDNA - die kumulative Zeit des Personals, das an einer einzelnen Transaktion in einer Organisation beteiligt ist, um 60 Minuten reduzieren kann. Für ein Unternehmen mit einem 100-köpfigen Handels- oder Broking-Team könnte die eingesparte Zeit zu jährlichen finanziellen Einsparungen von 1,35 Mio. USD führen.

Darüber hinaus sind dies keine theoretischen Berechnungen. Führende Spediteure, Eigner und Broker wie Glencore und Seaspan - nicht zufällig beide SEDNA-Kunden - nutzen diese Technologie bereits, um neue Effizienzlevel in ihren Betrieb zu bringen. Für eine Industrie, die jedes Jahr mehr als 4 Billionen Dollar an Waren verkauft, ist dies nur die Spitze des Eisbergs.

SEDNA verwendet das Wort "Transaktion", um eine Reise, einen Vertrag oder ein Projekt zu beschreiben. Heute, irgendwo in Übersee in einer weit entfernten Werft, hofft der Erbauer, dass Sie die E-Mail von vor 10 Wochen nicht finden können, wo sie sagten, dass sie dies tun würden, aber nicht, weil es sich um ein bestimmtes Bauprojekt handelt. Wenn Sie das tun, wird es ihnen viel kosten. Zum Glück hast du SEDNA. Und immer gewinnt das Team mit der besten Dokumentation. Du wusstest das, oder?